”Det har lett till en helt annan effektivitet och förståelse inom företaget”

Den svenska industrin möts ständigt av konkurrens, bland annat från lågkostnadsländer där lönekostnader är lägre än i Sverige. Därmed blir kundnöjdhet och kundanpassning av produkter en allt viktigare parameter för de svenska företagen.

"The Whispering Game" innebär faktabaserad kommunikation som stöd för kundorderspecifik information (KOSI) i försörjningskedjor - ett forskningsprojekt som under tre år drivits av Jönköpings Universitet, i samarbete med TMF.

- Jag fick tipset av Jenny Bäckstrand på Jönköping University (tekn. Direktör & universitetslektor – red.anm.) som fått upp ögonen för oss i ett annat forskningssamarbete, berättar Johan Ahlin, vd och produktionschef på Dörr & Portbolaget. Hon tyckte det passade oss eftersom hon anser vi att vi är ett hungrigt företag.

Är ni "hungriga"?
- Det hoppas jag. Och det får jag nog säga att vi är. Det går inte att jobba på samma sätt som man alltid gjort tidigare, och så sent som häromdagen hoppade vi på ett annat projekt. Vi har även varit engagerade i Produktionslyftet det gångna året.

"The Whispering Game" har haft som ambition att säkerställa kundnöjdhet för de deltagande företagen genom att ta fram ett strukturerat arbetssätt som stöder en effektiv och säker överföring av KOSI, både internt och externt.

I mångt och mycket har det handlat det om verktyg för förståelsen i kundorderanpassning som ska öppna upp och skapa bästa möjliga förutsättningar i kommunikationen mellan företag, leverantörer och övriga aktörer i affären. När KOSI överlämnas mellan individer, avdelningar eller olika informationssystem kan den nämligen lätt förvanskas, medvetet eller omedvetet, vilket kan liknas vid en visklek.

- Alla företag har något att vinna på det här, menar Johan Ahlin.

För Dörr & Portbolaget i småländska Vittaryd innebar projektet fyra träffar per år – ofta två dagar per tillfälle – och utöver gjordes "läxor", där företagen lämnade data och uppgifter som användes i forskningsprojektet

- Visst har man lagt en hel del timmar i det här, men med facit i hand har man tjänat så mycket mer jämfört med tiden det tagit.

Johan Ahlin lyfter även fram fördelen med att vara ett relativt litet företag i sammanhanget. Dörr & Portbolaget har 25 anställda, är ett tolv år gammalt familjeägt företag där Johan, vd och produktionschef, och hans bror David, marknads- och försäljningschef, drivit företaget sedan sex år tillbaka.

- När vi satte igång med förändringarna var det en stor fördel, inte minst när det gällde implementeringen, menar Johan. IT-koncernen Ericsson AB, som också var med i projektet, hade samma typ av problem, men också helt andra förutsättningar och utmaningar för att komma till rätta med dem.

Går det konkretisera vilka förändringar ni har gjort?
- Vi har infört åtgärder i olika steg - hur vi kommunicerar med varandra. Det gäller t.ex mallar, matriser, hur vi håller möten etc. För att säkerställa att ingen information försvinner på vägen.

Även om kommunikationsprocesserna inom företaget skulle styras upp såväl internt som externt var det enligt Johan givet var den största effekten har synts efter och under projektet.

- Det interna - utan tvekan. Det har lett till en helt annan effektivitet i vår process, men framförallt en förståelse för varandras roller och uppgifter som gynnar hela verksamheten.

Men även externt har Dörr & Portbolaget blivit bättre på att jobba med sina tre säljare så att det kommer med "samma svar" – oavsett vilken säljare kunden har kontakt med.

Det har helt enkelt blivit ett annat sätt att styra företaget i ambition att nå nöjda kunder och utveckla det bästa kunderbjudandet.

Från TMF:s håll har Sandra Furtenbach, projektledare för möbler & Inredning, varit med under resans gång och hon tar med sig många intryck och erfarenheter. Inte minst varför kundorder anpassat är en viktig del i att vara konkurrenskraftig.

- Det har varit riktigt spännande att vara med och se hur företag utvecklas och "tar sig i kragen" när de går in i ett forskningsprojekt. Men även inspirerande att se hur små och stora (Ericsson) företag kan arbeta tillsammans och dra nytta av varandras erfarenheter och lärdomar genom projektets gång.

- Jag tror att flera av våra medlemsföretag skulle bli hjälpta av att vara med i ett forskningsprojekt för att få nya "ögon" och insikter om sin verksamhet. Handboken kommer att finnas tillgänglig på TMF:s webbplats och jag hoppas att alla tar sig tid att läsa igenom den.

Projektstruktur

TMF fungerade som en paraplyorganisation där medlemsföretag bjöds in för att vara delaktiga i projektet. På så sätt förankrades och utvecklades projektet i samverkan med trä- och möbelindustrins företag, med inriktning på SME-företag.
Projektledare och forskare: Jenny Bäckstrand Tekn. Dr. Universitetslektor, Tekniska högskolan. Jönköping University.
Projektet pågick april 2017 - mars 2020.